如何提高效率

这篇文章翻译自 Aaron Swartz 的 HOWTO: Be more productive，点击这里阅读原文 (opens in a new tab)。

有人说“如果你把看电视的时间都拿来写小说，那现在你的小说都该出版了。”这种话很难反驳——毫无疑问，宝贵的时间更应当用来写小说而不是看电视。但是这段话有一个隐含的假设，时间和时间是一样的，你花时间写小说就像花时间看电影一样轻松——不幸的是，这并不是事实。

时间存在质量的差别。如果我在去地铁站的路上但是却没有带纸笔，你就很难趁机写些东西。如果你经常别别人打断，你就很难集中注意力。这也和你的心理状态相关，有时候你很高兴，那你就会有动力去做些事情，有时候你很沮丧疲倦，你可能就只想看电视。

译注：原文写于 2005 年。

如果你想变得更有效率，你就需要认识到这个事实并接受它。你不仅需要充分利用一天中不同的时间段，也需要提升时间的质量。

有效地利用时间

选一个好问题

人生短暂（至少别人是这么告诉我的），为什么要在一些蠢事上浪费时间呢？你做一件事情，可能仅仅是因为这件事情比较好做，但你应当时时质问自己为什么要做这件事。有比你手头在做的事更有意义的事情吗，你为什么不去做那件事？这种问题很难回答（如果你一直这样追问下去，你就会问自己为什么不去做世界上最重要的事情），但是每一次这样的反思都会让你更有效率。

我并不是说你所有的时间都应该花在世界上最重要的事情上（我当然没有这么做，比如我现在在写这篇文章），但是这是我评估工作状态的一个重要标准。

同时做几件事

人们常常会错误地认为，如果你全神贯注地一次只做一件事情，你最终就能完成更多的事情。我认为这绝非事实。就比如现在，我同时在端正自己的坐姿、喝水、清洁书桌、跟我的兄弟发消息，以及写这篇文章。而就今天一天，我写作这篇文章、读了本书、吃了些东西、回复了几封邮件、和我的伙伴先聊了一会、逛了趟超市、写了其他一些东西、备份了我的硬盘、整理了我的阅读清单。在过去的一周里，我同时在写好几个项目的代码、翻了几本书、涉猎了几种编程语言，等等。

同时做多个项目让你在不同质量的时间段做不同的事情。而且，如果你在做一件事的时候卡壳或感到无聊了，你还有别的事情可做，这能让你的脑袋重新运转起来。

这也会让你更有创造力。当你把其他领域的知识应用到你目前正在研究的领域时，很可能就会产生奇思妙想。如果你同时做多个不同领域的多个项目，你产生新想法的概率就会大大增加。

列个清单

想出几个要做的事情并不困难，大部分人都有一大堆想要完成的事情，但是如果你把它们都记在脑袋里的话，你很快就会被这些事情所淹没，记住你需要做什么会带来极大的心理压力。解决的方法非常简单：写下来。

一旦你列出了所有你想要做的事情，你就能够根据它们的类别来进行组织。比如，我的列表就分为编程、写作、思考、杂事、阅读、听（音乐）、看（电影、剧集）几类。

大部分项目涉及到多种类型的任务。以撰写这篇文章为例，除了撰写文本之外，还包括阅读关于拖延症的资料，思考这篇文章的结构、修辞，写邮件询问问题等等。每种任务都可以被分到上面几个类别当中，这样你就可以在合适的时间一一完成它们。

让这个清单融入到你的生活当中

一旦你列出了这份清单，最重要的就是时刻记得去检查它。确保自己按照计划行事的最佳方法，就是确保你要做的事情触手可及。比如，我在书桌上放了一摞子书，并把我最近在读的一本放在最上面，这样当我想要读书的时候，抓起最上面的那一本就可以了。

我也用这种方式来处理电视节目和电影。当我听说一部值得一看的电影时，我就把它存到我电脑的一个特殊文件夹里。当我想要看电视的时候，我就打开那个文件夹。

我还设想过一种侵入性更强的方式。比如，当我想要阅读博客的时候，一个网页跳出来，展示我放在“待阅读”文件夹里面的文章。或者当我走神的时候，一个弹窗会弹出来建议我接下来应该做什么。

让时间更有质量

上面说到的建议只告诉你如何有效利用时间，更重要的事情时让时间更有质量。大部分人的时间都被上学和上班这样的事情占据了。如果你在做这样的事情，你应该停下来。但是还能做什么事情呢？

减轻思维负担

带上纸和笔

我认识的有意思的人中的大部分都保持着随身带着笔记本的习惯。不管在什么场合，纸笔都能马上掏出来用，比如给别人写个便签，画个草图等等。我甚至在地铁上写了一整篇文章。1

（我过去是这么做的，但现在我只用带上智能手机就好了。我虽然没法用它给别人留纸条 ，但是它却能让我随时随地有东西可以读，还可以把笔记发送到我的邮箱里，这样我就能够稍后处理了。）

避免被打扰

在做那些需要全神贯注的工作时，你应该避免被打扰。一个简单的方法是去一个能让你远离干扰源的地方。另一个方法是和周围的人做好约定：“当我把门关上的时候不要来打扰我”，或者“当我带上耳机的时候给我发消息”（这样你就可以等到你有空的时候再来处理这些消息了）。

但是别过度。当你纯粹是在浪费时间的时候，你需要被打扰。花时间帮助别人解决问题比呆坐着看新闻要有意义得多。这就是为什么别人做约定是个好主意：当你并不是在全神贯注的时候，你可以被打扰。

减轻思维负担

吃饭、睡觉、锻炼

当你饥饿、疲倦或者是焦躁不安的时候，时间的质量是很低的。改善这种状况非常简单：吃饭、睡觉和锻炼。但我自己有时候会做不好。我不喜欢出去吃东西，所以我经常会饿着肚子干活，以至于最后疲劳到甚至没有去吃东西的力气。2

你的脑袋可能不时会有一个声音在说：“虽然我很累了，但是我还不能去睡觉——我还有工作要做。”但事实上，如果你真的去睡一会，你的工作效率会更高，因为睡觉会提升一天中剩下的时间的质量，更何况反正你都是要睡觉的。

我并不怎么锻炼，所以可能我给出的建议并没有专业人士那么权威，但是只要有机会我就会锻炼一会。即使是躺在床上读书的时候，我也同时在做仰卧起坐。当我想去某个徒步就到达的地方的时候，我就跑着去。

和那些能够振奋你的人聊天

减轻思维负担的另一个办法是，跟那些使人振奋的人做朋友。比如，我发现我在跟 Paul Graham 和 Dan Connolluy 聊天过后会乐意工作，他们俩就是那种到处散发着能量的人。你可能会认为工作的时候就该远离人群，把自己关在房间里，但是这可能使得你颓废并且没有效率。

和他人共同分担

即使你的朋友并不是那么使人振奋，和其他人一起做一件困难的事情也会使得这个问题变得更容易解决。一方面，其他人能够减轻你的思维负担，另一方面，他们也能促使你好好工作避免分神。

拖延和思维防护罩

但以上这些方法都只是回避了真正的问题，人们无法高效工作的罪魁祸首就是拖延。这是大家心照不宣的小秘密——不只是我，所有人都在拖延，但是你真的应该别再拖延了。

什么是拖延？在他人看来，拖延就是你只是在做“好玩”的事情（比如打电动或者是看新闻），而不是在做一些实际的工作（这使得在他人眼里你看起来很懒惰）。但我们得搞清楚，你的脑袋里究竟在想什么呢？

我花了大量的时间来探究这个问题，现在我能做到的最好的描述是：你的大脑在你要完成的任务之外设置了某种思维防护罩。你肯定玩过磁铁，当你把两块磁铁的同一磁极对准并让它们靠近，它们就会相斥。当你移动磁铁的时候，你能感受到磁场的存在，而当你尝试把磁极挨到一块儿的时侯，它们就会马上弹开。

思维防护罩似乎有着和磁场一样的性质。它们并不是有形的实体，也不可见，但是你却能感知到它们。当你强制自己去完成这项任务的时侯，不出意外，你会被弹开。3

你没法通过大力出奇迹的方式让两块磁铁贴在一起，只要你一松手它们就会弹开——你也没办法靠自控力克服思维防护罩。你应该设法绕过这个问题，换句话说，你必须翻转磁铁。

是什么东西造成了思维防护罩的产生？明显的原因有两个：任务的难度，以及任务是不是指派的。

困难的问题

分解问题

第一种难题是那种过于庞大的问题。比如你想要设计一套收据管理系统，没有人可以坐下来一气呵成码出一个。这是一个目标，而非一项任务。任务是完成目标的过程中明确而具体的一小步。一个定义良好的目标看起来应该像“绘制收据展示界面的草图”，这样你才能知道如何下手[4]。

而当你完成了第一步，接下来要做什么就清楚了。你需要确定一个收据中包含什么信息，应该提供什么杨的搜索功能，如何设计数据库等等。你可以创建一个备忘录，将任务按照顺序排列出来。只要你分而治之，问题就会更容易解决。

我在处理大项目的时侯，我总是会想我下一步要做什么，然后添加到上面所说的分类清单中（见上文）。4

简化问题

另一种类型的困难问题是过于复杂或庞大的问题。写一本书这样大的项目看起来太困难了，那么就从写一篇文章开始。如果文章对于你来说也太长了，就从写几段句子开始。真正重要的事情是马上完成。

一旦你开始做一件事，你就能更准确的评判它并对问题有更深的了解。不断优化已有的东西也比从头开始更加简单，一旦你写出了几段不错的句子，或许你就可以把它们发展成一篇文章，然后再发展成一整本书。积以跬步，最终你就能写出一部优秀的作品。

日积月累

通常解决一个困难的问题需要一点灵感。如果你对某个领域一无所知，显然你应该从调研这个领域开始，看看别人是怎么做事的，来获得一个感性的认识，然后再慢慢地试图完全掌握。你可以通过尝试解决一些小问题来检验自己的进步。

由他人指派的问题

这里指的是别人要你去解决的问题。大量的心理学研究指出，如果尝试激励别人去做某件事，他们做这件事的意愿会降低，并且最终的表现也会不尽人意。外部的刺激，例如奖励或惩罚，会磨灭心理学家们所说的“主观意愿”，人内在的对解决问题的兴趣（这是心理学上被反复验证最多次的研究发现之一，超过 70 项研究都发现奖励会降低人们对任务的兴趣）5。人脑似乎天生就非常抗拒被别人驱使着做事情。6

奇怪的是，这一现象并不只出现在别人叫你做事的时侯，它同样发生在你试图告诉你自己应该做什么的时侯！如果你对自己说：“我真的应该开始去做甲事，因为这是眼下最重要的事情。”，那突然间甲事就会变成世界上最难做的事。但只要有乙事突然间成为了最重要的事情，那么甲事突然就变得简单多了（尽管它实际上根本没有任何变化）。

故意指派错误的问题

上面说到的现象似乎暗示你应该在想要做甲事的时候，告诉自己应当去做乙事，但不幸的是你不可能通过欺骗自己来利用这种效应，因为你很清楚自己在想什么。7 所以你必须用一些取巧的方法。

其中一个方法是让别人给你分派任务。最出名的例子是一个毕业生，他需要写一篇毕业论文，这当然是一个极端困难的工作。所以，为了暂时逃避这个困难的工作，他最后开始做各种各样其他困难的工作。

这个问题必须看起来非常重要（你需要毕业论文才能拿到学位）而且很大（你需要为几百页殚精竭虑！），但又不至于重要到拖延它就会是一场灾难。

不要给自己分派任务

你可能会对自己说“好吧，我要把别的事情都先推到一边，坐下来把这篇文章搞完”。更糟糕的是试图贿赂自己做某件事：“我如果写完文章了奖励自己一顿好吃的”。而最糟糕的是让别人强迫你做某件事情。

你很可能已经尝试过上面三种方法——我自己就全都做过——但是它们只能降低你的效率。它们从根本上来说都是在尝试给自己指派任务，所以你的脑袋就会想方设法地去逃避它们。

让工作变得有趣

通常来说，困难的工作是不太可能有趣的。但事实上，对我而言解决难题可能是最有意思的事情，不仅是因为尝试解决问题时那种全神贯注的体验，更因为解决难题之后的美妙感觉。

所以，让自己做某件事的秘密并不是让自己相信这是你不得不做的事情，而是告诉自己这件事情很有趣。如果它并不是如此有趣，你就需要让它变得有趣。

我第一次严肃地对待这个想法是我还在大学里写论文的时候。写论文并不是一件非常困难的事情，但它显然是个别人交代给你的任务。谁会吃了没事在两本莫名其妙的书之间找关联呢？所以我开始尝试在写论文的过程中找乐子。比如说，我决定每一段都用不同的写作风格来写，尽可能模仿不同的演讲方式。（这种方法除了凑字数外还有一些额外的好处。）8

另一种让工作变有趣的方法是去解决“元问题”。比如，写一个 web 框架而不是 web 应用。这不仅会让任务变得更有趣，产出也会更有价值。

总结

关于工作效率，一直存在很多错误的认识，比如时间是同质的、专注是好的、给自己奖励是有效的，困难的工作是无聊的，拖延是不自然的——但是这些认识都基于一个共同的假设：工作是违背人天然的意愿的。

对于大部分人、大部分工作而言，这或许是真的，但这并不是你应该撰写无聊的文章或毫无意义的备忘录的理由。如果你所处的环境迫使你做这些事，你需要让自己脑海里的声音发声：“停下！”。

但如果你想要去做一些有价值、有创造性的工作，那么封闭你的头脑就是完全的南辕北辙了。高效工作的秘诀恰恰相反：尊重你身体的感受。饿了就吃，困了就睡，感到无聊了就休息一会儿，去做那些好玩有趣的事情。

这看起来似乎非常简单，和成功人士口中的很玄乎的缩略词、自控力、自我奖励什么的都不相干，看起来就像是一些常识。但是社会对工作的普遍认识让我们在相反的方向越走越远，我们需要做的仅仅是换个角度。

进一步阅读

如果你想了解更多动机心理学相关的知识，我敢说没有比 Alfie Kohn (opens in a new tab) 更权威的人士了。他写了很多篇关于这个主题的文章 (opens in a new tab)和一本书 Punished by Rewards (opens in a new tab)，我非常推荐这本书。

我希望能够在未来的某篇文章中告诉你如何退学，但你真的应该现在就退学。读读 The Teenage Liberation Handbook (opens in a new tab) 吧。如果你搞编程，你可以去申请 Y Combinator (opens in a new tab) 的基金。另外，Mickey Z 的书 The Mudering of My Years (opens in a new tab) 介绍了一些艺术家和活动家是如何在生活富足的同时还在做他们想做的事情的。

注释

1. 不管你信不信，我真的在地铁上写过东西。要是想给不工作找个理由的话，理由可太多了：时间不够、楼下太吵，等等。但是我发现当我来灵感的时候，我可以在地铁上写一些东西。尽管那里真的很吵并且在下车之前我只有几分钟的时间。

2. 对于睡眠也是这样。困到睡不着是一种糟糕透顶的体验——感觉起来就像僵尸一样。

3. 现在看来我在另外一件事上也有这种现象：害羞。我不喜欢给陌生人打电话，或者是在派对上跟别人聊天。我怀疑这或许是因为害羞也是问题童年的后果之一。当然，这只是推测。

4. 我在这里使用的术语源自 David Allen 的 Gettings Things Done，这里面的原则（或许是无意的）被应用在了极限编程当中（Extreme Programming），极限编程是组织软件开发的一套系统，但是我发现它提出的很多建议对于避免拖延来说都很有用。 比如，结对编程自然而然地在两个人之间分担了思维负担，而且给人们在低质量的时间段一些别的事情做。将大项目分解成一个个小迭代是极限编程的另一个核心要素，迅速完成某些工作然后不断提升它（就像我在“简化问题”当中说的）。这些都不止适用于编程。

5. 如果想了解这方面研究的综述，请阅读 Alfie Kohn 的 Punished By Rewards，这里的观点源自他的文章 Challenging Behaviorist Dogma: Myths About Money and Motivation（挑战行为教义：关于金钱和动机的迷思）。

6. 我最初简单地以为这是天生的，但是 Paul Graham 指出这更可能是习得性行为。当你还小的时候，你的父母会严格管教你，当他们叫你去写作业的时候，你的思绪却四处飘荡，想着别的事情，很快这种走神就成了一种习惯。无论如何，这都是一个难以解决的问题。我已经放弃了改变这种行为，而是绕过它。

7. Richard Feynman 讲过一个他如何探索梦境的故事，我研究自己的拖延问题的方法和他的方法很类似。每天晚上，他尝试观察当他睡着的时候发生了什么：

   像往常一样，某天晚上我又做梦了，我试着观察……然后我意识到我一直在枕着一根铜杆睡觉，我把手放在后脑勺上，感觉到后脑勺软软的，我想：“啊哈！这就是为什么我能在梦里观察：这个铜杆压迫到了我的视觉皮层“。只要我想要觉察我的梦境，我只要往脑后放一根铜杆就行了！我可以停止对这次梦境的观察，进入更深的睡眠了。” 当我过一会儿醒来的时候，脑后并没有铜杆，我的后脑勺也没有软软的。我的大脑不知怎么给我了一些错误的解释来阻止我观察自己的梦境。（出自 Surely You're Joking, Mr Feynman! 第 50 页）

   你的大脑比你想象的更加奇妙。

8. 所以，举个例子，我不会这么写：“By contrast, Riis doesn’t quote many people.”，而会这么写：“Riis, however, whether because of a personal deficit in the skill-based capacity required for collecting aurally-transmitted person-centered contemporaneous ethnographies into published paper-based informative accounts or simply a lack of preference for the reportage of community-located informational correspondents, demonstrates a total failure in producing a comparable result.”

   我的教授，显然对这种啰里八嗦的写作方法脱敏了，似乎从未意识到我在这里开的玩笑（尽管和我一页一页地修改了论文）。

后记

本文原作者 Aaron Hillel Swartz 中文名为亚伦·希勒尔·斯沃茨，生卒 1986 年 11 月 8 日－2013 年 1 月 11 日，他参与开发了 RSS、Markdown 和 web.py，同时还是 Reddit 的联合创始人之一，著名黑客。你可以通过维基百科 (opens in a new tab)进一步了解他的生平。